Vorsorgekartei-Software, die die Fristen für Sie im Blick behält
Die Vorsorgekartei ist nach § 3 Abs. 4 ArbMedVV Pflicht — und in den meisten Praxen ist sie eine Excel-Datei. Prevomed ersetzt diese Datei durch eine digitale Vorsorgekartei, die Anlass, Termin und Nachuntersuchungsfrist je Beschäftigtem automatisch fortschreibt: über alle betreuten Betriebe hinweg, in einer Ansicht, mit Warnung vor Ablauf statt danach.
Eine Tabelle rechnet das Datum der nächsten Vorsorge nicht selbst weiter und meldet sich nicht, wenn es näher rückt. Wer 40 Betriebe betreut, führt entweder 40 Dateien oder eine, die niemand mehr überblickt. Die Frist fällt dann meistens dem auf, der sie prüft — dem Aufsichtsbeamten.
Jeder Betrieb hat eigene Anlässe
Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge haben unterschiedliche Rechtsfolgen, und je Tätigkeit gelten andere Nachuntersuchungsintervalle. In einer Tabelle steht dieses Wissen im Kopf der Person, die sie pflegt — und geht mit ihr in den Urlaub.
Die Kartei darf keine Befunde enthalten
In die Vorsorgekartei gehören Anlass, Tag und Ergebnis der Vorsorge im Sinne der Bescheinigung — nicht die medizinischen Befunde selbst. In einer gemeinsam genutzten Tabelle ist diese Trennung technisch nicht durchsetzbar, sondern nur eine Absprache.
Abgelehnte Angebotsvorsorge muss belegbar sein
Lehnt eine beschäftigte Person eine Angebotsvorsorge ab, bleibt die Anbietenspflicht bestehen — nachweisen muss man beides. Genau dieser Nachweis fehlt in gewachsenen Listen am häufigsten.
Wie Prevomed das löst
Fristen werden automatisch fortgeschrieben
Bei jeder dokumentierten Vorsorge berechnet Prevomed die nächste Fälligkeit aus Anlass und Intervall und zeigt sie in der Fristenübersicht an — praxisweit und je betreutem Unternehmen filterbar. Fällige Vorsorgen tauchen auf, bevor sie ablaufen.
Eine Kartei über alle betreuten Betriebe
Statt einer Datei je Kunde führt Prevomed eine Vorsorgekartei mit sauberer Mandantentrennung. Jeder Betrieb sieht nur seine eigenen Beschäftigten, Sie sehen den Gesamtstand.
Kartei und Akte sind getrennt
Die Vorsorgekartei enthält die dokumentationspflichtigen Angaben, die medizinischen Befunde liegen in der Probandenakte im Arzt-Portal. Das rollenbasierte Unternehmens-Portal zeigt HR ausschließlich den Stand der Vorsorgepflichten — medizinische Details bleiben beim Arzt.
Ablehnungen werden mitdokumentiert
Angebot, Wahrnehmung und Ablehnung werden als eigene Vorgänge erfasst. Der Nachweis, dass angeboten wurde, entsteht damit im Arbeitsablauf statt nachträglich.
Bestandsdaten müssen nicht neu erfasst werden
Eine Migration Ihrer bestehenden Vorsorgekartei aus Excel oder einem Altsystem ist möglich, statt alles manuell neu einzugeben. Aufwand und Kosten hängen von Umfang und Zustand des Datenbestands ab und werden individuell im Erstgespräch ermittelt.
Häufige Fragen
Was muss eine Vorsorgekartei nach ArbMedVV enthalten?
Nach § 3 Abs. 4 ArbMedVV führt der Arbeitgeber eine Vorsorgekartei mit Angaben dazu, welche arbeitsmedizinische Vorsorge aus welchem Anlass wann stattgefunden hat — einschließlich des Tags der Vorsorge. Die medizinischen Befunde gehören nicht hinein; sie unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht und verbleiben beim Betriebsarzt. Prevomed bildet diese Trennung technisch ab: dokumentationspflichtige Angaben in der Kartei, Befunde in der Probandenakte.
Darf die Vorsorgekartei elektronisch geführt werden?
Ja. Die ArbMedVV schreibt keine Papierform vor — die Kartei kann elektronisch geführt werden, solange die geforderten Angaben vollständig, unverfälscht und auf Verlangen der zuständigen Behörde vorlegbar sind. Prevomed speichert Änderungen nachvollziehbar und erlaubt jederzeit den Export.
Wie lange muss die Vorsorgekartei aufbewahrt werden?
Die Kartei ist bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses zu führen, danach sind die Angaben zu löschen, sofern nicht andere Vorschriften eine längere Aufbewahrung verlangen — etwa bei Tätigkeiten mit krebserzeugenden Stoffen nach Gefahrstoffverordnung. Bei Prevomed ist diese langfristige Archivierung kostenlos: Archivierte Akten zählen nicht als aktive Mitarbeiterakten und wirken sich damit nicht auf den Tarif aus.
Wie kommen meine bestehenden Excel-Daten in die Software?
Über eine begleitete Migration. Wir sichten den bestehenden Datenbestand, ordnen Spalten den Feldern in Prevomed zu und importieren ihn — statt dass Sie tausende Zeilen abtippen. Der Aufwand hängt vom Zustand der Daten ab und wird individuell ermittelt und bepreist.
Was kostet eine Vorsorgekartei-Software?
Prevomed beginnt bei 49 €/Monat zzgl. MwSt. für bis zu 250 aktive Mitarbeiterakten (Tarif Flex) und ist monatlich kündbar. Die vollständige Preisliste steht öffentlich auf der Preisseite — ohne Einrichtungsgebühr und ohne Abrechnung einzelner Akten.