Die meisten Digitalisierungsversuche in der Arbeitsmedizin scheitern nicht an der Software, sondern an der Reihenfolge: Es wird mit dem angefangen, was am sichtbarsten nervt, statt mit dem, worauf alles andere aufbaut. Dieser Leitfaden beschreibt die Umstellung in vier Schritten — bewusst produktneutral formuliert, damit er auch dann nützlich ist, wenn Sie sich am Ende gegen Prevomed entscheiden.
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Die Kartei ist die Datenquelle, aus der Fristen, Termine und Berichte entstehen. Wer zuerst die Terminbuchung digitalisiert und die Kartei in Excel lässt, hat anschließend zwei Systeme, die er von Hand synchron halten muss. Beginnen Sie deshalb mit der Bereinigung und Migration der Kartei — inklusive der Frage, welche Altdaten überhaupt noch aufbewahrt werden dürfen.
Sobald Personalabteilungen der betreuten Betriebe in ein System schauen, muss technisch feststehen, was sie sehen: den Stand der Vorsorgepflichten ja, medizinische Befunde nein. Diese Trennung nachträglich einzuziehen ist ungleich aufwendiger, als sie von Anfang an vorauszusetzen.
Erst wenn Kartei und Rollenmodell stehen, lohnt sich die Terminverwaltung — dann entstehen Termine aus Fälligkeiten statt aus Anrufen, und Self-Service-Buchung durch Beschäftigte nimmt Ihnen tatsächlich Arbeit ab, statt eine weitere Liste zu erzeugen.
Laboranbindung (LDT), HL7/GDT und die automatische GOÄ/BG-Abrechnung setzen saubere Stammdaten voraus. Sie sind der größte Zeitgewinn — aber nur, wenn die drei Schritte davor erledigt sind. In umgekehrter Reihenfolge multiplizieren Schnittstellen vorhandene Datenfehler.
Die ArbMedVV schreibt keine Papierform vor, verlangt aber, dass die Angaben der Vorsorgekartei vollständig und auf Verlangen der Behörde vorlegbar sind. Elektronische Führung ist zulässig — die Beweisfähigkeit muss das System aber tragen: nachvollziehbare Änderungen, sauberer Export, kontrollierter Zugriff.
Beim Umzug aus Excel wandert oft alles mit, was je erfasst wurde. Gesundheitsdaten unterliegen Art. 9 DSGVO — die Migration ist der richtige Moment zu prüfen, welche Daten überhaupt noch benötigt werden und welche zu löschen sind. Ein Import „so wie es ist" verlagert ein Datenschutzproblem nur in ein neues System.
Mobiler Zugriff ist in der Arbeitsmedizin praktisch unverzichtbar, weil Vorsorgen im Betrieb stattfinden. „Von jedem Gerät erreichbar" ist bei Gesundheitsdaten aber kein Vorteil, sondern eine Angriffsfläche. Prevomed löst das über gerätegebundene Zertifikate (Mutual TLS): mobil ja, aber nur von Geräten, die Sie einzeln freigeschaltet haben.
Die laufenden Kosten sind bei Prevomed öffentlich (ab 49 €/Monat zzgl. MwSt.). Der eigentliche Aufwand steckt in der Datenmigration und wird individuell ermittelt — deshalb steht er nicht in der Preisliste. Wer eine Software vergleicht, sollte diesen Posten immer separat erfragen.