Fristenüberwachung: die Frist meldet sich, bevor sie abläuft
Die Fristenüberwachung ist der eigentliche Kern der ArbMedVV-Dokumentation — und der Punkt, an dem Tabellen zuverlässig versagen. Eine Tabelle rechnet nichts weiter und erinnert an nichts. Prevomed schreibt die nächste Fälligkeit aus Anlass und Intervall selbst fort und zeigt sie an, solange noch Zeit zum Handeln bleibt.
Wer eine Liste manuell pflegt, entdeckt überfällige Vorsorgen typischerweise beim Draufschauen — also zufällig. Bei Pflichtvorsorge bedeutet eine abgelaufene Frist, dass die betreffende Tätigkeit in dieser Zeit nicht hätte ausgeübt werden dürfen.
Jede Tätigkeit hat ein eigenes Intervall
Die Nachuntersuchungsfristen unterscheiden sich je Anlass und Gefährdung. Dieses Wissen steckt meist im Kopf einer einzelnen Person — und ist mit ihr im Urlaub oder beim Stellenwechsel nicht mehr verfügbar.
Mehrere Betriebe, mehrere Listen
Wer vierzig Unternehmen betreut, führt entweder vierzig Dateien oder eine, die niemand mehr überblickt. Beides endet an derselben Stelle: Es gibt keine verlässliche Gesamtübersicht.
Wie die Funktion arbeitet
Die nächste Fälligkeit entsteht automatisch
Wird eine Vorsorge dokumentiert, berechnet Prevomed daraus die nächste Fälligkeit — ohne dass jemand ein Datum weiterrechnet oder in eine zweite Liste überträgt.
Eine Übersicht über alle betreuten Betriebe
Fällige und überfällige Vorsorgen sind praxisweit sichtbar und je Unternehmen, Standort oder Abteilung filterbar — statt aus mehreren Dateien zusammengesucht zu werden.
Aus der Frist wird der Termin
Fällige Vorsorgen werden zur Grundlage der Terminplanung. Beschäftigte buchen in freigegebenen Zeitfenstern selbst, sodass aus der Fälligkeit ohne Zwischenschritt ein Termin wird.
Auch das Unternehmen sieht den Stand
Die betreuten Firmen sehen im eigenen Portal, wer fällig ist und wer einen Termin hat — ohne medizinische Details. Damit entfällt der größte Teil der Rückfragen per E-Mail.
Abgelehnte Angebote bleiben dokumentiert
Eine abgelehnte Angebotsvorsorge ist keine offene Frist, aber ein nachweispflichtiger Vorgang. Prevomed führt beides getrennt, statt Abgelehntes dauerhaft als Rückstand anzuzeigen.
Häufige Fragen
Erinnert Prevomed automatisch an fällige Vorsorgen?
Ja. Fällige und näher rückende Vorsorgen werden in der Fristenübersicht angezeigt — praxisweit und je betreutem Unternehmen filterbar. Die Fälligkeit wird bei jeder dokumentierten Vorsorge aus Anlass und Intervall neu berechnet.
Was passiert bei einer abgelehnten Angebotsvorsorge?
Sie wird als eigener Vorgang dokumentiert. Die Anbietenspflicht ist damit nachweislich erfüllt, und die Ablehnung erscheint nicht dauerhaft als offene Frist. Genau dieser Nachweis fehlt in gewachsenen Excel-Listen am häufigsten.
Sieht die Personalabteilung, wer überfällig ist?
Ja, im rollenbasierten Unternehmens-Portal — allerdings ausschließlich den Status der Vorsorgepflicht. Medizinische Inhalte bleiben im Arzt-Portal.
Ist die Fristenüberwachung in allen Tarifen enthalten?
Ja. Sie gehört zum Funktionsumfang aller Tarife, auch im Einstiegstarif Flex ab 49 €/Monat zzgl. MwSt.
Woher weiß Prevomed, welches Intervall für eine Tätigkeit gilt?
Aus dem dokumentierten Vorsorgeanlass. Beim Erfassen wird festgelegt, worauf sich die Vorsorge bezieht; daraus ergibt sich die Nachuntersuchungsfrist. Das Wissen darüber steckt damit im System statt im Kopf der Person, die die Liste bisher gepflegt hat — der praktisch wichtigste Unterschied, sobald jemand im Urlaub oder in Elternzeit ist.
Was passiert, wenn jemand die Abteilung wechselt oder das Unternehmen verlässt?
Ein Tätigkeitswechsel kann andere Vorsorgeanlässe und damit andere Fristen auslösen — deshalb gehört er in die Akte und nicht nur in die Personalverwaltung. Verlässt jemand das Unternehmen, endet die laufende Fristenüberwachung; die Aufbewahrung der Dokumentation richtet sich weiter nach den gesetzlichen Vorgaben, etwa nach Gefahrstoffverordnung. Archivierte Akten zählen dabei nicht als aktive Mitarbeiterakten und beeinflussen den Tarif nicht.
Wie früh wird eine Frist angezeigt?
Früh genug, um einen Termin zu vereinbaren, statt eine Überschreitung zu dokumentieren. Fällige und näher rückende Vorsorgen erscheinen in der Fristenübersicht; aus ihnen entsteht direkt die Terminplanung, sodass zwischen Erkennen und Handeln kein Medienbruch liegt.