Der Wechsel ist der eigentliche Einwand — reden wir darüber
Die häufigste Antwort auf „Warum bleiben Sie bei Ihrem alten System?" lautet nicht „weil es gut ist", sondern „weil ich mir den Umstieg nicht antun will". Das gilt für betriebsärztliche Praxen wie für Unternehmen: Es geht um jahrelang gewachsene Vorsorgedaten, um gesetzliche Nachweispflichten, die währenddessen nicht ausgesetzt sind, und um einen Betrieb, der nicht stillstehen kann. Diese Seite beschreibt, wie eine Migration tatsächlich abläuft — für beide Ausgangslagen und einschließlich der Punkte, an denen wir nichts versprechen.
Schritt 1 — Bestandsaufnahme, bevor irgendetwas bewegt wird
Wir sehen uns an, was Sie haben: Excel-Dateien, ein Altsystem mit Exportfunktion, gescannte Unterlagen oder alles gleichzeitig. Entscheidend ist nicht das Format, sondern ob Vorsorgeanlass, Datum, Frist und betreuter Betrieb je Person überhaupt sauber erkennbar sind. Aus dieser Sichtung ergibt sich der Aufwand — vorher ist jede Aufwandszahl geraten.
Schritt 2 — Felder zuordnen und Altlasten aussortieren
Ihre Spalten werden den Feldern in Prevomed zugeordnet. Das ist zugleich der richtige Moment für eine Frage, die sonst nie gestellt wird: Welche dieser Daten dürfen überhaupt noch aufbewahrt werden? Gesundheitsdaten unterliegen Art. 9 DSGVO — ein Import „so wie es ist" verlagert ein Datenschutzproblem nur in ein neues System.
Schritt 3 — Testimport und Ihre Gegenprüfung
Die Daten werden zunächst zur Kontrolle importiert. Sie prüfen Stichproben: Stimmen die Fristen? Sind die Betriebe richtig zugeordnet? Sind Personen doppelt vorhanden? Diesen Schritt kann Ihnen niemand abnehmen — nur Sie erkennen, ob Ihre Daten richtig angekommen sind.
Schritt 4 — Parallelbetrieb mit festem Stichtag
Zwei bis vier Wochen laufen beide Systeme nebeneinander, mit einem vereinbarten Tag, ab dem ausschließlich in Prevomed dokumentiert wird. So fangen Sie Übertragungsfehler ab, ohne dass laufende Fristen aus dem Blick geraten. Ein harter Umstieg von einem Tag auf den anderen ist möglich, aber selten die ruhigere Wahl.
Was für Ihre Ausgangslage gilt
Wenn Sie eine Praxis sind: Ihr Altsystem gibt den Takt vor
Für betriebsärztliche Praxen und überbetriebliche Dienste hängt alles am Export Ihres bisherigen Systems. Der laufende Betrieb geht dabei weiter — Sprechstunde, Begehungen und Fristen pausieren nicht, weil eine Migration läuft. Genau dafür ist der Parallelbetrieb gedacht.
Wenn Sie ein Unternehmen sind: meist ist es eine Excel-Liste in der Personalabteilung
Die typische Ausgangslage auf Arbeitgeberseite ist keine Fachsoftware, sondern eine gewachsene Tabelle — oft ergänzt um E-Mail-Verläufe mit dem betreuenden Betriebsarzt und ein Portal des überbetrieblichen Dienstes, aus dem sich nichts exportieren lässt. Auch das ist migrierbar; entscheidend ist, ob Vorsorgeanlass, Datum und Frist je Person erkennbar sind.
Ihr Betriebsarzt wechselt mit — ohne dass Sie ihn wechseln müssen
Werden Sie von einem externen Betriebsarzt oder einem überbetrieblichen Dienst betreut, erhält dieser einen eigenen Zugang zu Ihrer Instanz. Sie müssen also nicht Ihre betriebsärztliche Betreuung wechseln, um die Software zu wechseln — die beiden Entscheidungen hängen nicht zusammen.
Die Nachweispflicht läuft während des Wechsels weiter
Eine Aufsichtsbehörde interessiert sich nicht dafür, dass Sie gerade umstellen. Deshalb steht am Anfang die Bestandsaufnahme und nicht der Import: Zuerst muss klar sein, welche Fristen offen sind, dann wird migriert. So entsteht während der Umstellung keine Lücke im Nachweis.
Aus Excel geht es fast immer
Tabellen sind der häufigste Ausgangspunkt und in der Regel unkompliziert — vorausgesetzt, die nötigen Angaben sind je Person vorhanden. Fehlt ein Feld durchgängig, ist die Migration der richtige Zeitpunkt, es nachzupflegen.
Aus einem Altsystem hängt es am Export
Entscheidend ist, welchen Export Ihr bisheriges System zulässt. Strukturierte Exporte (CSV, LDT, XML) lassen sich gut übernehmen. Gibt Ihr System nur PDFs oder Druckansichten heraus, wird es aufwendig — und das sagen wir dann auch, statt es zu beschönigen.
Archivierte Akten kosten nichts
Gesetzlich vorgeschriebene Langzeitarchivierung — etwa nach Gefahrstoffverordnung — ist bei Prevomed kostenlos. Archivierte Akten zählen nicht als aktive Mitarbeiterakten und beeinflussen Ihren Tarif nicht. Sie müssen also nicht überlegen, welche Altdaten Sie sich noch „leisten" können.
Der Rückweg bleibt offen
Der Datenexport aus Prevomed ist jederzeit kostenlos möglich. Sie binden sich über den Vertrag, nicht über Ihre Daten — Flex, Praxis und Zentrum sind zudem monatlich kündbar.
Was wir nicht versprechen
Keine Pauschale und keinen Fixtermin, bevor wir Ihre Daten gesehen haben. Der Aufwand hängt vollständig vom Zustand Ihres Bestands ab; wer vorher eine Zahl nennt, rät. Wir nennen sie nach der Sichtung — und dann verbindlich.
Häufige Fragen
Aus welchen Systemen kann Prevomed Daten übernehmen?
Entscheidend ist nicht der Produktname, sondern das Exportformat. Strukturierte Exporte — CSV, Excel, LDT, XML — lassen sich in aller Regel übernehmen. Kann Ihr bisheriges System nur PDFs oder Druckansichten ausgeben, steigt der Aufwand deutlich. Nennen Sie uns im Erstgespräch Ihr System, dann sagen wir Ihnen konkret, was möglich ist.
Was kostet die Migration?
Sie wird nach Aufwand berechnet, der von Umfang und Zustand Ihres Datenbestands abhängt, und ist nicht im Tarif enthalten. Deshalb steht sie nicht in der Preisliste: Eine Pauschale wäre für saubere Bestände zu teuer und für gewachsene zu niedrig. Nach der Sichtung bekommen Sie eine verbindliche Zahl — vorher nicht.
Wie lange dauert der Umstieg?
Das hängt fast ausschließlich vom Zustand der Altdaten ab, kaum von der Software. Eine gepflegte Excel-Kartei ist schnell übernommen; über Jahre gewachsene Bestände aus mehreren Quellen brauchen eine Sichtung. Planen Sie zusätzlich zwei bis vier Wochen Parallelbetrieb ein.
Muss die Praxis während der Umstellung schließen?
Nein. Genau dafür ist der Parallelbetrieb da: Sie dokumentieren zunächst weiter wie bisher, und ab dem vereinbarten Stichtag ausschließlich in Prevomed.
Was passiert mit Daten, die wir nicht mehr brauchen?
Die gehören nicht ins neue System. Für Gesundheitsdaten gilt Datensparsamkeit nach DSGVO — Angaben, die weder für die laufende Betreuung noch aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen benötigt werden, sollten nicht mitmigriert werden. Die Zuordnung der Felder ist der beste Zeitpunkt, das zu klären.
Wer macht die Arbeit — wir oder Sie?
Die Sichtung, die Feldzuordnung und den Import übernehmen wir. Was bei Ihnen bleibt: die fachliche Gegenprüfung der Stichproben und die Entscheidung, welche Altdaten übernommen werden. Beides kann Ihnen niemand abnehmen, weil nur Sie Ihre Daten beurteilen können.
Wir sind ein Unternehmen und haben nur eine Excel-Liste in der Personalabteilung. Reicht das?
In der Regel ja. Entscheidend ist nicht, wie professionell die Liste aussieht, sondern ob je Person Vorsorgeanlass, Datum der letzten Vorsorge und die nächste Frist erkennbar sind. Fehlt eine dieser Angaben durchgängig, ist der Wechsel der richtige Zeitpunkt, sie zu ergänzen — spätestens bei einer Prüfung wäre sie ohnehin nötig.
Müssen wir unseren Betriebsarzt wechseln, wenn wir die Software wechseln?
Nein. Ihr bisheriger Betriebsarzt oder Ihr überbetrieblicher Dienst erhält einen eigenen Zugang zu Ihrer Instanz und arbeitet darin weiter. Software- und Betreuungsentscheidung sind unabhängig voneinander — wir binden niemanden an eine bestimmte betriebsärztliche Betreuung.
Unser bisheriger Anbieter stellt uns nur ein Portal bereit, aus dem wir nichts exportieren können. Was dann?
Dann wird es aufwendiger, aber nicht unmöglich. Prüfen Sie zunächst Ihren Vertrag: Sie haben nach Art. 20 DSGVO ein Recht auf Datenübertragbarkeit, und für Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, sieht ein Auftragsverarbeitungsvertrag üblicherweise Herausgabe und Löschung nach Vertragsende vor. Was sich nicht strukturiert herausholen lässt, muss neu erfasst werden — dann klären wir vorab, welcher Teil des Bestands das überhaupt betrifft.
Entsteht während der Umstellung eine Lücke in unserem ArbMedVV-Nachweis?
Nicht, wenn in der richtigen Reihenfolge vorgegangen wird. Deshalb steht am Anfang die Bestandsaufnahme der offenen Fristen und nicht der Import, und deshalb laufen beide Systeme zwei bis vier Wochen parallel. Die Nachweispflicht besteht während des Wechsels unverändert weiter — eine Umstellung ist kein Grund, der gegenüber einer Aufsichtsbehörde zählt.
Können wir den Wechsel machen, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen?
Ja, das ist der Regelfall. Sie dokumentieren zunächst weiter wie bisher; ab einem vereinbarten Stichtag ausschließlich in Prevomed. Weder eine Praxis muss schließen noch ein Unternehmen seine Vorsorgetermine aussetzen.