Der Wechsel von Excel-Listen zu einer dedizierten Vorsorgekartei-Software wirkt aufwendiger, als er ist – wenn die Migration in der richtigen Reihenfolge passiert. Diese Checkliste orientiert sich an dem, was in der Praxis am häufigsten übersehen wird.
Mindestens nötig sind: eindeutige Mitarbeiter-ID, betreuender Betrieb, Vorsorgeanlass (Pflicht/Angebot/Wunsch), Datum der letzten Untersuchung, Frist für die nächste, sowie das Ergebnis bzw. die Eignungsaussage. Fehlt eines dieser Felder in der bestehenden Excel-Kartei, ist die Migration der richtige Zeitpunkt, es nachzupflegen.
Gesundheitsdaten sind besonders schützenswerte Daten nach Art. 9 DSGVO. Vor der Migration klären: Wo liegt die Excel-Datei aktuell, wer hat Zugriff, und wird sie nach der Umstellung revisionssicher gelöscht statt nur verschoben? Die neue Software sollte einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und eine Server-Instanz in Deutschland mitbringen, bevor der erste Datensatz importiert wird.
Für zwei bis vier Wochen beide Systeme parallel führen, mit einem festen Stichtag, ab dem ausschließlich in der neuen Software dokumentiert wird. So lassen sich Übertragungsfehler auffangen, ohne dass laufende Fristen aus dem Blick geraten.
Die medizinischen Fachangestellten führen die Kartei im Alltag – sie sollten die Software vor dem Stichtag aktiv getestet haben, nicht erst am Umstellungstag. Eine kurze, geführte Einarbeitung reduziert Rückfragen in der ersten Woche erheblich.
Bevor weitere Funktionen (Terminbuchung, Abrechnung) in Betrieb gehen, zuerst die automatische Fristenüberwachung für alle importierten Datensätze prüfen – das ist der Kern der gesetzlichen Dokumentationspflicht und der Punkt, an dem sich der Wechsel am schnellsten auszahlt.