Die Pflicht zur arbeitsmedizinischen Vorsorge trifft den Arbeitgeber, nicht den Betriebsarzt. Bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde muss das Unternehmen nachweisen, dass Pflichtvorsorgen vor Tätigkeitsaufnahme stattgefunden haben und Angebotsvorsorgen tatsächlich angeboten wurden. Prevomed gibt der Personalabteilung genau diesen Nachweis — und zwar ohne dass eine einzige medizinische Information in HR-Hand landet.
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Das ist die Kernschwierigkeit: Haften muss das Unternehmen, dokumentiert wird beim Betriebsarzt. In der Praxis führt HR deshalb eine eigene Schattenliste in Excel — die nie ganz aktuell ist und im Prüfungsfall genau deshalb wertlos wird.
Sobald in einer HR-Tabelle steht, wer welche Vorsorge wann hatte, wird sie schnell zu einer Sammlung von Daten nach Art. 9 DSGVO — verteilt per E-Mail, gespeichert auf Laufwerken, zugänglich für Personen, die sie nicht sehen dürften. Der Versuch, Compliance herzustellen, erzeugt dabei ein zweites Rechtsproblem.
Nachuntersuchungsintervalle unterscheiden sich je Tätigkeit und Anlass. Ohne automatische Überwachung merkt niemand, dass eine Frist näher rückt — sondern erst, dass sie vorbei ist. Bei Pflichtvorsorge bedeutet das: Die betroffene Person hätte in dieser Zeit nicht arbeiten dürfen.
Neue Beschäftigte, Abteilungswechsel, veränderte Gefährdungen — jede dieser Bewegungen kann eine neue Vorsorgepflicht auslösen. Wenn Personalstammdaten und Vorsorgekartei getrennt geführt werden, entstehen genau hier die Lücken, die später niemand mehr rekonstruieren kann.
Das rollenbasierte Unternehmens-Portal zeigt je Beschäftigtem, welche Vorsorge ansteht, welche stattgefunden hat und welche abgelehnt wurde — direkt aus der Dokumentation des Betriebsarztes, ohne dass jemand etwas überträgt. Die Schattenliste in Excel wird überflüssig.
Diese Trennung ist in der Architektur verankert, nicht als Einstellung hinterlegt: Medizinische Befunde liegen ausschließlich im Arzt-Portal. Die Personalabteilung sieht, ob eine Pflicht erfüllt ist — nicht, was dabei herauskam. Damit erfüllt ihr die Nachweispflicht, ohne Gesundheitsdaten zu verarbeiten, die euch nichts angehen.
Prevomed berechnet aus Anlass und Intervall die nächste Fälligkeit und zeigt sie an, solange noch Zeit zum Handeln ist. Das gilt über alle Standorte und Abteilungen hinweg in einer Ansicht.
Bei der Angebotsvorsorge besteht die Pflicht im Angebot, nicht in der Durchführung. Prevomed erfasst Angebot, Wahrnehmung und Ablehnung als eigene Vorgänge — der Nachweis entsteht also im Ablauf und muss nicht nachträglich rekonstruiert werden.
Der Stand der Vorsorgepflichten lässt sich je Betrieb, Standort oder Abteilung ausgeben. Statt Ordner zu durchsuchen, zeigt ihr eine aktuelle Übersicht.
Prevomed lässt sich sowohl von betriebsärztlichen Praxen als auch direkt von Unternehmen einsetzen. Betreut euch ein externer Betriebsarzt oder ein überbetrieblicher Dienst, wird dieser in eurer Instanz mit einem eigenen Zugang eingebunden — die Zusammenarbeit läuft im selben System statt über E-Mail-Listen.