In der Beratung taucht diese Frage am häufigsten auf: Muss ich die Vorsorge nur anbieten, oder muss sie tatsächlich stattgefunden haben, bevor jemand arbeiten darf? Die Antwort entscheidet über das Haftungsrisiko im Betrieb.
Bei der Pflichtvorsorge ist die durchgeführte Untersuchung Voraussetzung für die Tätigkeit – ohne sie darf nicht gearbeitet werden. Bei der Angebotsvorsorge reicht das nachweisbare Angebot; lehnt die beschäftigte Person ab, darf die Tätigkeit trotzdem ausgeübt werden, die Ablehnung muss aber dokumentiert sein.
Wird eine erforderliche Pflichtvorsorge nicht durchgeführt oder nicht dokumentiert, drohen nicht nur Bußgelder, sondern im Ernstfall auch zivil- und strafrechtliche Konsequenzen, wenn ein Gesundheitsschaden eintritt, der durch die Vorsorge hätte vermieden werden können. Bei Kontrollen der Aufsichtsbehörden ist die lückenlose Vorsorgekartei der erste Nachweis, der verlangt wird.
Der eigentliche Engpass ist selten die medizinische Untersuchung selbst, sondern die Fristenüberwachung über viele Beschäftigte und mehrere Betriebe hinweg – wer wann welche Vorsorge braucht, wer bereits eine Einladung erhalten hat und wer abgesagt hat. Genau diese Übersicht automatisiert zu führen, statt sie in Tabellen zu pflegen, reduziert das Haftungsrisiko am wirksamsten.